Kako uspešno sarađivati sa virtuelnim asistentom
Osećate li da je došlo vreme da sebe i svoj biznis rasteretite poslova koji vam stvaraju pritisak, donose stres i oduzimaju energiju i da se posvetite onome što zaista volite da radite? To je znak da je pravo vreme da delegirate i sigurna sam da ćete u razmatranje uzeti i angažovanje virtuelnog asistenta.
Angažovanje virtuelnog asistenta može da bude idealno rešenje ukoliko želite da se rasteretite svakodnevih obaveza i poslova u kontinuitetu i na taj način fokusirate na razvoj biznisa.
Za početak je važno da znate kako započeti saradnju i šta uopšte delegirati. Ukoliko do sada niste sarađivali sa virtuelnim asistentom, onda jednostavno pročitajte ovaj blog do kraja i pronaćićete odgovore kako to da uradite polako i bez stresa.
Za početak
Kada odlučite da preduzmete korake i krenete u potragu za virtuelnim asistentom, najpre se raspitajte u krugu vaših prijatelja, porodice i poznanika. Kako je sve više virtulenih asistenata na našem tržištu, veća je i šansa da baš neko iz vašeg najužeg kruga poznaje osobu koja bi mogla da vam pomogne.
U ovom blog postu, opisaću vam način saradnje sa mnom, tako da budeti sigurni da znate šta da očekujete.
1. Konsultacija
Prvi kontakt je važan. Potrebno je da se upoznamo i da porazgovaramo o poslovima koje želite da delegirate, načinima za završetak tih poslova, rokovima i naravno cenama. Veoma je važno da znamo koja očekivanja imamo jedni od drugih. Važno je da me upoznate sa vašim biznisom i da znamo koji su koraci neophodni da bi se saradnja ostvarila. Uvek vas pitam da li koristite neke posebne alate u vašem poslovanju, da bih znala da li mogu da vam pomognem.
Nakon besplatne konsultacije, niste u obavezi da sarađujete samnom. Ova konsultacija nam služi da uvidimo da li smo jedni za druge.
2. Delegiranje
Ako vam je teško da delegirate, neka spisak poslova bude manji. Razmislite o poslovima koje biste najpre delegirali. Zapišite koji poslovi su vam izazovni tokom dana i koliko vremena vam oduzimaju. Zapišite pored toga i ocenu od 1 do 5 u odnosu na to koliko volite da radite taj posao. Razmislite da li taj posao može da se delegira.
Moje iskustvo je pokazalo da su to najčešće administrativni poslovi koji nekad zaista mogu biti frustrirajući jer se ponavljaju iz dana u dan.
Takođe tehnički poslovi poput izrade lending stranica, postavljanje automatizacija i editovanje websajta, pokazali kao veoma izazovni jer zahtevaju dodatna znanja i veštine koja možda ne želite da učite.
Ideju o poslovima koje možete da delegirate možete pročitati ovde.
Ukoliko želite da delegirate poslove gde je potrebno ispratiti tačne korake, moja preporuka je da te korake zapišete, odnosno napravite jasnu listu. Ukoliko vam je lakše možete i da snimite video. Možete koristiti Zoom ili Loom aplikaciju.
Potrebno je da asistentu obezbedite pristup alatima koje koristite u svom poslovanju, vašem skladišnom prostoru i fajlovima neophodnim da se posao obavi.
3. Rokovi i komunikacija
Potrebno je da se dogovorimo oko rokova za završavanje zadataka. Veoma je važno da se posao delegira na vreme – najmanje 24h ranije, i da se dogovorimo oko planova za završetak posla. Važno je definisati i kada će zadaci biti dostavljeni, na koji način da li će biti nekih dodatnih izmena i u kom roku. Trudite se da uvek date feedback na zadatak kako bi zadatak bio obavljen baš onako kako ste zamislili.
Veoma je važno da se složimo oko načina i kanala komunikacije i dostavljanja zadataka. Iz mog iskustva, kao najbolji komunikacioni kanali pokazali su se E-mail, Viber i Watsapp. Takođe poželjno je i da se organizacija i samo praćenje projekta vodi u nekom od alata za projektni menadžment kao što je Asana ili Trello, radi bolje organizacije i lakšeg praćenja svih zadataka.
4. Sastanci
Sastanak svake ili svake druge nedelje (u zavisnosti od potreba biznisa) pokazao se kao veoma praktičan za klijente, jer tada pregledamo prethodno urađene zadatke, tražimo bolja rešenja za završetak ovih zadataka ukoliko postoje, i planiramo zadatke za naredni period. Ovo su zaista korisni i produktivni sastanci, jer dobijemo pre svega realne uvide u zadatke i dugoročne planove i realna očekivanja a zatim i dobre ideje za razvoj vašeg biznisa.
Sastanci su važni i zbog naše komunikacije i boljeg upoznavanja. Posebno kada planirate dugoročnu saradnju. Važno je da upoznate osobu sa kojom sarađujete i da na taj način gradimo odnos poverenja.
5. Saradnja
Nekada nije moguće na samom početku dobiti jasnu sliku o krajnjem rezultatu i procenu vremena i cenu usluge, postavlja se prema proceni. Ovo najviše zavisi od konkretnosti dogovorenih zadataka. Što je spisak poslova konkretniji, procena će biti tačnija.
Najbolje je odrediti vremenski period za testiranje potrebnog vremena. Relevantan period je oko 30-tak dana, jer toliko je vremena potrebno za upoznavanje samog biznisa, vašeg načina rada i prepoznavanje mogućnosti saradnje. Tada testiramo koliko jedni drugima odgovaramo. Ako se saradnja pokaže kao neodgovarajuća, niste u obavezi da nastavite saradnju.
Ukoliko je saradnja odgovarajuća, tada pravimo mesečni paket na osnovu procene sati. Mesečni paketi nam služe da kontinuirano iz meseca u mesec radimo na vašem biznisu. Na taj način postižu se dugoročni ciljevi vašeg biznisa. Kroz mesečne manje akcije i planove dogovorene na sastancima mi vaš biznis približavamo cilju.
Ako još uvek niste sigurni da li je vašem biznisu potreban virtuelni asistent budite slobodni da rezervišete besplatnu konsultaciju sa mnom.
Kako vam pomažem
Mesečni paketi
Angažujte me kao vašeg virtuelnog asistenta i delegirajte mi vaše administrativne, tehničke ili marketinške poslove svakog meseca i već za mesec dana imaćete više vremena da svakog dana radite na svom biznisu.
Projektne saradnje
Za projektne saradnje možete me angažovati da radim samostalno ili u timu sa koleginicima, takođe virtuelnim asistentima, a u zavisnosti od vrste projekta. Angažovanjem stručnjaka vi dobijate konkretne rezultate.
Programi i edukacije
Kroz edukacije i konsultacije pomažem vam da se povežete sa vašim klijentima putem email marketinga, da pokrenete vaš newsletter ili da rešite konkretne probleme u MailerLite-u.
